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La scelta di un software di fatturazione elettronica si riduce quasi sempre a una domanda sola, e non è quella che si legge nelle recensioni: quante fatture emetti in un anno? Sotto le cento, il canone conta poco e il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate fa il lavoro. Sopra le quattrocento, il limite di documenti dei piani base diventa il motivo per cui ti trovi a pagare il doppio di quello che avevi preventivato.
Qui trovi i prezzi reali dei quattro servizi più usati in Italia, letti sulle loro pagine ufficiali, e i due obblighi che decidono se un software ti serve davvero o no: la conservazione a norma per dieci anni e il limite di documenti del piano. Sono le due voci che nelle tabelle comparative non compaiono quasi mai, e sono quelle che fanno la differenza di prezzo.
Prezzi letti il 18 agosto 2026 sulle pagine ufficiali dei servizi. I listini cambiano e le promozioni di più: prima di sottoscrivere, la pagina del fornitore resta l’unica fonte aggiornata.
Chi è obbligato, e a cosa serve davvero il software
La fattura elettronica in Italia è obbligatoria per praticamente tutte le partite IVA: dal 1° gennaio 2024 l’obbligo copre anche i forfettari sotto i 25.000 euro di ricavi, che erano gli ultimi esclusi. Emettere una fattura in PDF e mandarla per email non è più emettere una fattura: il documento esiste solo quando il Sistema di Interscambio (SdI) lo ha accettato.
Un software di fatturazione fa tre cose, e conviene distinguerle perché non tutti i servizi le fanno tutte e tre:
- Compila il file XML nel tracciato che lo SdI accetta, evitandoti i campi obbligatori dimenticati che generano lo scarto.
- Trasmette e riceve attraverso lo SdI, con un codice destinatario proprio: è quello che ti evita di dover indicare la PEC a ogni cliente.
- Conserva a norma per dieci anni. Non è un extra: è un obbligo di legge, e archiviare i file XML sul proprio computer non lo soddisfa. La conservazione sostitutiva richiede marca temporale e firma digitale sui pacchetti di archiviazione.
Il terzo punto è quello dove i conti cambiano. Un servizio che costa poco ma vende la conservazione a parte, alla fine dei dieci anni costa più di uno che la include nel canone.
I prezzi veri, letti sui listini ufficiali
| Servizio | Prezzo annuo | Limite documenti | Conservazione 10 anni |
|---|---|---|---|
| Agenzia delle Entrate | gratis | nessuno | inclusa, previa adesione |
| Aruba | 29,90 € | nessuno (limite in GB) | inclusa nel canone |
| Fatture in Cloud Forfettari | 48 € + IVA | 100 all’anno | inclusa |
| Fatture in Cloud Standard | 144 € + IVA | 100 all’anno | inclusa |
| Fatture in Cloud Premium | 252 € + IVA | 400 all’anno | inclusa |
| Fiscozen (forfettari) | circa 450 € | nessuno | inclusa |
La colonna che sorprende chi confronta solo il canone è la terza. Il limite di documenti di Fatture in Cloud vale su attive più passive: cento documenti all’anno sono otto al mese contando anche le fatture dei fornitori, e per un’attività con qualche abbonamento software si consumano da soli. Aruba invece non conta i documenti ma lo spazio, ed è il motivo per cui a parità di prezzo regge volumi che gli altri fanno pagare.
Le soluzioni gratuite: l’Agenzia delle Entrate e le altre
Fatture e Corrispettivi
Il portale Fatture e Corrispettivi (Agenzia delle Entrate) è gratuito, non ha limiti di documenti, e include la conservazione a norma per dieci anni — ma la conservazione va attivata aderendo esplicitamente al servizio dall’area riservata: chi non lo fa emette fatture regolari e resta senza archiviazione valida, ed è l’errore più comune di chi sceglie la strada gratuita.
Si accede con SPID, CIE o CNS. Esiste anche un software da installare sul computer, che compila l’XML senza connessione, e l’app FatturAE per Android e iOS, utile per emettere fuori ufficio. I limiti veri sono due e non riguardano la normativa: l’interfaccia è quella di un portale della pubblica amministrazione, e non c’è nessuna assistenza a cui telefonare se una fattura viene scartata.
AssoInvoice e SDiPEC
AssoInvoice non è un software di fatturazione: è un visualizzatore di file XML, e serve a leggere in forma comprensibile le fatture che ricevi. Va bene affiancato a qualcos’altro, non da solo.
SDiPEC permette di trasmettere e ricevere fatture attraverso la propria casella PEC, senza intermediari. Funziona, ma va detto cosa comporta: la PEC come canale non ti dà nessuna conservazione, e i messaggi di ricevuta dello SdI arrivano nella casella insieme a tutto il resto. È una strada per chi emette pochissime fatture e sa già cosa sta facendo.
I servizi a pagamento, e per chi ha senso ciascuno
Aruba: il canone più basso senza limite di documenti
Aruba Fatturazione Elettronica costa 29,90 euro all’anno e in quella cifra include la conservazione a norma per dieci anni, senza costi aggiuntivi e senza limite al numero di fatture emesse o ricevute. Il vincolo non è il numero di documenti ma lo spazio: 1 GB compreso, che in file XML sono oltre centomila documenti. Un GB in più costa altri 29,90 euro l’anno, un utente aggiuntivo 4,90.
È la scelta ovvia per chi fattura molto e non ha bisogno di un gestionale: fa fatture, le manda, le conserva. Quello che non fa è tutto il resto — preventivi evoluti, magazzino, riconciliazione bancaria, report — e per chi cerca quello è il servizio sbagliato, non un servizio economico.
Fatture in Cloud: il più semplice, con il limite da guardare
Fatture in Cloud è quello con l’interfaccia più curata e l’app mobile più completa, e i piani partono da 4 euro al mese per i forfettari, cioè 48 euro l’anno più IVA. Da lì si sale: Standard 144 euro l’anno, Premium 252, Premium Plus 348, Complete 612.
La cosa da controllare prima di scegliere il piano non è il prezzo, è il tetto di documenti: Forfettari e Standard si fermano tutti e due a 100 documenti all’anno, Premium arriva a 400, Premium Plus a 800. Passare da Standard a Premium perché hai superato il centesimo documento significa passare da 144 a 252 euro, cioè un +75% che non dipende dalle funzioni ma dal volume. Vale la pena stimare il numero di fatture prima, non dopo.
Danea Easyfatt: quando serve anche il magazzino
Danea Easyfatt non è un servizio di fatturazione, è un gestionale: si installa sul computer e copre magazzino, listini differenziati per cliente, documenti di trasporto e ordini. Ha senso per un negozio o un’attività che movimenta merce, dove la fattura è l’ultimo passaggio di un ciclo che comincia dal carico di magazzino. Per un libero professionista è più strumento di quanto ne serva.
Fiscozen: non è un software, è un commercialista
Fiscozen costa un ordine di grandezza in più degli altri — intorno ai 450 euro l’anno per il regime forfettario, con l’apertura della partita IVA inclusa — e confrontarlo con Aruba sulla base del canone non ha senso: nel prezzo c’è un commercialista dedicato con consulenze illimitate, la gestione delle scadenze e il calcolo delle imposte, non solo il software.
Il confronto giusto è con la parcella di un commercialista tradizionale per un forfettario, che nella maggior parte dei casi sta nella stessa fascia o sopra. Se stai già pagando un professionista, questa è un’alternativa; se non lo stai pagando e ti serve solo emettere fatture, è una spesa che non ti serve. Il prezzo cambia con le promozioni in corso, quindi va letto sulla pagina prima di decidere.
Come si sceglie, in due passaggi
- Conta i documenti dell’anno scorso, attive e passive insieme. Sotto i 100 tutto va bene, portale gratuito compreso. Fra 100 e 400 escono di scena i piani base a tetto. Sopra i 400 conviene un servizio che non conta i documenti, come Aruba.
- Decidi se ti serve altro oltre alla fattura. Solo fatturare: Aruba o il portale dell’Agenzia. Anche magazzino e listini: Danea. Anche un commercialista: Fiscozen. Anche preventivi, incassi e report con un’app decente: Fatture in Cloud.
Cambiare software più avanti non è un dramma, ma non è nemmeno gratis: le fatture già conservate restano nel sistema di chi le ha conservate, e il passaggio richiede di esportarle e di riportare l’anagrafica clienti. Prima di sottoscrivere, controlla che l’esportazione in XML di tutto lo storico sia possibile e non a pagamento.
Il software di fatturazione è una delle spese fisse di chi apre una partita IVA, e non è l'unica che si sottovaluta: anche il sito si paga due volte, una alla consegna e una ogni anno per la manutenzione. Otto listini italiani a confronto stanno nella nostra guida a quanto costa un sito web.
Cosa cambia con la fattura elettronica europea
Il pacchetto ViDA — VAT in the Digital Age — è stato approvato in via definitiva dal Consiglio dell’Unione europea l’11 marzo 2025. La scadenza che riguarda chi fattura all’estero è il 1° luglio 2030: da quella data la fattura elettronica diventa obbligatoria sulle operazioni intra-UE, va emessa entro dieci giorni dall’operazione, e diventa condizione sostanziale per detrarre l’IVA. Gli elenchi Intrastat spariscono, assorbiti dalla comunicazione digitale.
Quattro anni sono lontani e nessuno deve cambiare software oggi per questo. La cosa sensata è più modesta: se lavori regolarmente con clienti UE, chiedi al fornitore se supporta la rete Peppol — è lo standard su cui la maggior parte dei paesi europei sta convergendo — e mettilo fra i criteri, senza pagare oggi per una funzione che userai fra quattro anni.
Domande frequenti
Qual è il miglior software di fatturazione elettronica gratis?
Il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, perché è l’unico gratuito che include anche la conservazione a norma per dieci anni e non ha limiti di documenti. Va però attivata l’adesione al servizio di conservazione dall’area riservata: senza quel passaggio le fatture sono valide ma non conservate.
I forfettari sono obbligati alla fattura elettronica?
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo riguarda tutti i forfettari, compresi quelli sotto i 25.000 euro di ricavi, che fino ad allora erano l’ultima categoria esclusa.
Posso conservare le fatture salvando i file XML sul computer?
No. La conservazione a norma richiede marca temporale e firma digitale sui pacchetti di archiviazione e deve durare dieci anni: una cartella sul disco o su un servizio cloud generico non la soddisfa. La forniscono il portale dell’Agenzia delle Entrate e tutti i servizi a pagamento di questo elenco.
Il limite di documenti dei piani conta le fatture ricevute?
Sui piani di Fatture in Cloud sì: il tetto vale su attive e passive insieme. È la ragione per cui il piano base si esaurisce prima di quanto ci si aspetti, e va considerato prima di scegliere il piano, non quando l’invio si blocca.
Che cos’è il codice destinatario?
È il codice a sette caratteri con cui lo SdI sa dove recapitare le fatture che ricevi. Ogni servizio ne assegna uno, e comunicarlo ai fornitori è l’unico modo per non doverli inseguire chiedendo la fattura: senza, i documenti finiscono nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate e il software non li vede.